Sastanak je bio organiziran u tri dana koja su bila podijeljena prema radnim paketima. Nakon što je predstavljen financijski okvir i ukupno utrošena sredstva partnera te radni paket upravljanja projektom, vodeći partner projekta ukratko je predstavio SIU sustav putem kojeg se prati napredak aktivnosti i pravdaju troškovi partnera. Potom su predstavljene komunikacijske aktivnosti i diseminacija pilot-aktivnosti, koja je iznimno važna za vidljivost projekta.

Kao voditelj tehničkog radnog paketa (WP3) HŽ Putnički prijevoz odgovoran je za doprinose partnera i sadržaj aktivnosti koje se odnose na identifikaciju uskih grla i nedostataka u prometnoj povezanosti regija partnera projekta. U sklopu te aktivnosti predstavljene su aktivnosti i istraživanja partnera vezana uz javni i intermodalni prijevoz, promjene ponašanja korisnika prijevozne usluge, legislativu prometnog sektora i metodologiju za utvrđivanje nedostataka u prometnom sektoru, kao i upitnik za lakše razumijevanje potreba korisnika prijevoza. 

Također, partneri projekta predstavili su poduzete i buduće aktivnosti. Nakon sastanka partneri su obišli željezničke kolodvore u kojima će biti implementirane pilot-aktivnosti Istarske razvojne agencije. Razradom metodologije uključivanja dionika u određene faze projekta, partneri projekta zaključili su da su prisutnost i angažman dionika nužni za provođenje pilot-aktivnosti i njihovu uspješnu implementaciju u regijama, odnosno da su prihvaćanje inicijativa partnera, uključivanje dionika i razrada metodologije implementacije ključni koraci u provedbi projekta.